邮件礼仪¶

大学生活中，电子邮件是非常常用的正式通信方式。课程通知、学校事务和活动信息通常会发送至学校邮箱；当你需要联系老师或行政部门时，电子邮件也往往是最合适的方式。

学校邮箱与 Outlook¶

每名学生入学后都会获得一个以 @nottingham.edu.cn 结尾的学校邮箱。它既是你的校内通信账号，也能在联系其他学校、申请实习或处理正式事务时表明你的学生身份；部分平台还可通过学校邮箱验证学生身份并提供教育优惠。

学校邮箱使用 Outlook，登录账号和密码与学校账号一致。建议在电脑和手机上登录 Outlook，并开启必要的邮件通知，养成每天查看学校邮箱的习惯。

先找到正确的联系人

与课程有关的问题，可以先在该课程的 Moodle 页面确认任课老师、Module Convenor 或课程办公室的联系方式；其他事务可在联系方式中查找对应部门。不要凭印象猜测邮箱地址，也不要把同一封邮件重复发送给多个无关部门。

邮件标题¶

邮件标题应当简明地概括事项，让收件人不打开邮件也能判断它与哪门课、哪件事有关。涉及课程时，建议写明 Module Code；涉及个人记录时，可以附上姓名和学号。

Done Right： [CELEN052] Question about the Week 5 seminar attendance record — San Zhang / 206xxxxx / [MATH1001] Inquiry about Coursework 1 submission / Re: 原邮件标题（回复邮件时保留系统自动生成的标题，方便查看上下文）

Wrong： 无标题 / Dear Professor / Question

Not Even Wrong： IMG_696f3dc9f5add0a5a029426a872805fc.jpg / Touching base with you!（看起来很像垃圾邮件）

正文怎么写¶

第一次联系老师或部门时，一封完整的邮件通常包括以下内容：

称呼： 根据对方的正式职称使用 Dear Dr Zhang、Dear Professor Zhang 等称呼，不确定时先查看 Moodle 或学校网页。
说明身份： 简要写明姓名、学号、专业，以及相关课程名称或 Module Code。大一学生还应写明自己的班号，即课表上显示的 Group。
交代背景： 说明事情发生的时间、课程、作业或其他必要信息。
明确诉求： 直接说明希望对方确认、解释或协助处理什么。内容尽量简洁，但不要只写一句“老师，怎么办”。
致谢和署名： 英文邮件可以使用 Kind regards、Best regards 或 Sincerely，并在结尾写上姓名和学号。

邮件示例¶

Subject: [CELEN052] Question about the Week 5 seminar attendance record — San Zhang / 206xxxxx

Dear Dr Zhang,

My name is San Zhang (Student ID: 206xxxxx) from Group A1, and I am a first-year student on the XXX programme taking CELEN052. The course record shows that I was absent from the Week 5 seminar, but I attended the session and completed the check-in. I have attached the relevant record for reference. Could you please advise whether any further evidence is required?

Kind regards,
San Zhang
Student ID: 206xxxxx
Group A1

抄送、密送与群发¶

抄送 / CC： 用于让需要知情的人同时看到邮件。所有收件人都能看到被抄送者的邮箱地址。例如，向课程办公室说明签到问题时，可以按要求抄送任课老师。
密送 / BCC： 被密送者的邮箱地址不会显示给其他收件人。确需向互不认识的大量收件人发送邮件时，应注意保护邮箱地址等个人信息。
使用“回复全部 / Reply All”前，先确认其他收件人是否真的需要看到你的回复。
不要随意群发邮件，也不要公开传播从课程或学校邮件中获得的收件人名单。

附件与格式¶

如果邮件带有附件，应在正文中提及，并在发送前再次确认附件已经上传。
文件名应能说明内容，例如 206xxxxx_ZhangSan_AttendanceRecord.pdf，不要直接使用相机生成的随机文件名。
保持正文字号和字体统一，通常不需要使用彩色字体、大号文字或复杂排版。
只附上处理问题所必需的材料；截图中如有无关的个人信息，应先进行遮挡。
发送前检查收件人、标题、正文、署名和附件是否完整。

发送之后¶

老师和行政部门通常不会实时回复邮件。非紧急事项可以等待合理的工作时间；如果数个工作日后仍未收到回复，可以在原邮件上礼貌跟进，以保留完整的通信记录。不要在短时间内重复发送相同邮件。

如果事项临近截止时间，应在第一封邮件中明确写出截止日期，并尽早联系相关人员；发送邮件本身不代表延期、请假或其他申请已经获批。